Le fatturazioni elettroniche

Quanti tra i lettori di questo Blog possiedono o lavorano in un’impresa, che ha quotidianamente a che fare con qualche ufficio della Pubblica Amministrazione, avrà certamente già sentito parlare, magari dal proprio commercialista, dei cambiamenti e delle variazioni che sono state introdotte, dalle ultime normative vigenti, nel settore della fatturazione elettronica e della gestione documentale.
Senza approfondire troppo l’argomento, proviamo a fare un breve riassunto su quali sono gli obblighi scaturiti, dal un punto di vista della gestione della corrispondenza e di tutti i documenti che vengono ricevuti o emessi da un’azienda privata, nei confronti della PA (Pubblica Amministrazione).
Sappiamo tutti, bene o male che, come sancito dall’Art. 2220 del Codice Civile, ogni documento originale ricevuto o emesso, compresa la corrispondenza via fax o cartacea, nonché tutti i documenti fiscali quali i documenti di trasporto (Ddt) e le fatture delle merci, devono essere archiviati e conservati per non meno di dieci anni.
Questa normativa è valida sempre ed in ogni caso e obbliga anche tutti i cittadini privati a farlo nei confronti delle fatture emesse dai fornitori di energia, gas. Luce, etc.. E questo perché, nel caso di una controversia sull’avvenuto pagamento, è l’intestatario della fattura che deve dimostrare (prova alla mano) di aver correttamente adempiuto, con le modalità previste, al pagamento delle fatture relative alla fornitura oggetto di contestazione (le fatidiche e classiche bollette).
Se per un privato, tenere 10 anni di bollette di gas, luce, telefono, acqua, etc. vuol dire occupare lo spazio di un classificatore, per un’azienda in espansione, gli spazi per dover archiviare così tanta carta, la costringerebbero a destinare loro uno spazio fisico sempre più ampio, sottratto allo spazio produttivo, che si tradurrebbe in un chiaro e semplice costo aziendale.
gestione documentaleFortunatamente ad introdurre una prima modifica della normativa, ci ha pensato la cosiddetta legge “Tremonti1”, ovvero la legge n. 489 del 08/08/1994 che ha opportunamente cambiato l’art. 2220, inserendo un terzo comma che permette alle imprese di utilizzare “supporti di immagini” per l’archiviazione di tutti i suddetti documenti. Una bella svolta burocratica epocale!
Il concetto sopracitato va poi esteso anche a tutti quei documenti ricevuti ed emessi o prodotti da una ditta, compresi i registri delle scritture contabili e tutti i registri ed i documenti inerenti la gestione del personale. Già da tempo poi si sente parlare di fatturazione elettronica, ovvero l’utilizzo di un sistema certificato ed attendibile elettronico che aiuti a ridurre il volume della carta stampata sia negli uffici privati che in quelli della PA.
La normativa è quindi variegata e complessa ed abbraccia tutta l’articolata questione della gestione documentale che, a nostro parere, è un sistema certificato per la gestione dei documenti secondo le normative vigenti. Sono regole e di disposizioni per l’utilizzo di strumenti precisi da usare in tutte quelle imprese che vogliano e debbano intrattenere rapporti commerciali con la PA.